Dari Lapangan

7 Tahapan Penyusunan Standar Operasional Prosedur

  • Article 3

Tanggal Posting: 26 Juli 2018 | Penulis: Yohanes Shen Nhamara - School Development Program

Terdapat tujuh langkah untuk mendeskripsikan suatu metode agar dapat membuat suatu bentuk SOP yang baik dan benar, sehingga mudah untuk dipahami oleh pengguna SOP tersebut. Berikut adalah tujuh langkah untuk membuat SOP yang baik dan benar (http://digilib.petra.ac.id).
 
1. Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP
Dengan adanya tujuan yang ingin dicapai, pihak manajemen dapat menysusun langkah – langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, serta dapat mengetahui dan mengevaluasi keberhasilan dari penerapan SOP tersebut.
 
2. Perancangan awal
Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah simple steps, hierarchical steps atau graphic format, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah membuat tahapan dari proses yang ada dan yang harus dijalankan. Jika bentuk SOP yanga akan digunakan adalah flowchart, maka langkah awal yang haruss dilakukan adalah menentukan permasalahan yang akan diselesaikan.
 
3. Evaluasi Internal
Setelah rancangan awal dibuat, sebaiknya rancangan tersebut dievaluasi oleh seluruh anggota perusahaan yang terlibat sehingga dapat diketahui kekurangan serta kesalahan yang terdapat pada rancangan awal tersebut dan kemudian meminta saran, kritik dan usulan yang membangun. Dengan melibatkan seluruh anggota perusahaan yang terlibat dalam SOP tersebut, maka proses pemahaman dan penerapan akan berjalan dengan lebih mudah.
 
4. Evaluasi Eksternal
Pada tahap evaluasi eksternal, dibutuhkan tim penasehat yang berasal dari luar perusahaan untuk menilai rancangan yang telah dibuat dan memberikan saran, kritik dan usulan yang dapat membangun pembuatan SOP tersebut. Pihak eksternal dari perusahaan tentu dapat menilai rancangan dengan lebih objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat langsung dalam proses penerapan SOP.
 
5. Pengujian
Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui SOP yang dibuat telah seusai dengan standard yang ditetapkan oleh pihak manajemen dan kemudian hasil pengujian dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam melakukan perbaikan dan pengembangan.
 
6. Perbaikan
Setelah dilakukan tahap pengujian, dapat diketahui kekurangan dan kesalahan dalam SOP yang telah dibuat dan kemudian dapat segera dilakukan perbaikan sehingga SOP dapat berjalan dengan lebih maksimal. Pada tahap ini juga dapat dilakukan pelatihan bagi para pekerja agar dapat memanfaatkan SOP sebagai alat bantu untuk memepermudah mereka dalam menjalankan pekerjaan.
 
7. Pengaplikasian
Setelah SOP telah selesai dibuat dan sesuai dengan standar yang telah ditentukan, kemudian dilakukan pengaplikasian di seluruh divisi dalam perusahaan sehingga tujuan awal yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan maksimal.
 
Fungsi SOP pada Organisasi Pendidikan
 
1. Sebagai standarisasi
Dengan adanya SOP, maka proses operasional sebuah kegiatan/kerja mulai dari awal hingga akhir adalah sama dan hasil yang diharapkan terjadi juga sama. Proses operasional untuk melakukan suatu pekerjaan akan sama karena sudah ada panduannya, jika ada hasil yang tidak sama, maka bisa dipastikan ada proses yang tidak sama/menyimpang dari SOP. Disinilah fungsi SOP sebagai standarisasi terhadap proses sebuah organisasi .
 
2. Mengurangi intervensi manajemen
SOP yang baku akan mengurangi keterlibatan manajemen sekolah  dalam proses operasional sehingga tidak selalu harus turun tangan. Semua dikendalikan dan berjalan sesuai dengan standar yang sudah ada. Intervensi manajemen (pimpinan sekolah) dibutuhkan ketika terjadi penyimpangan terhadap standar yang sudah ada atau perlu adanya perbaikan terhadap SOP akibat adanya perubahan dalam proses  operasional.
 
3. Meningkatkan akuntabilitas
Dengan dibuatnya SOP, maka setiap anggota dalam sebuah organisasi akan mengetahui tanggung-jawab masing-masing dan jika ternyata salah praktik dalam prosedur. Dan dengan standar yang ada, pimpinan akan lebih mudah mudah dalam menentukan tugas dan tanggung-jawab masing-masing pihak. Dan jika terjadi penyimpangan, pimpinan akan lebih mudah menentukan konsekuensi .
 
4. Menciptakan ukuran standar kerja
Di dalam SOP terdapat ukuran-ukuran standar kinerja yang telah ditetapkan oleh sekolah. Oleh karena itu jika standar dijalankan dengan baik maka akan tercipta standar kinerja sesuai yang diinginkan oleh pihak sekolah, Dengan demikian pula akan lebih mudah memberikan dukungan, penguatan, serta apresiasi kepada warga sekolah atas pelaksanaan tugas dan tanggungjawabnya.
 
5. Menciptakan bahan training
SOP bisa dijadikan sebagai bahan training bagi guru, siswa, dan warga sekolah baru lainnya. Dengan memahami SOP yang berlaku di sekolah,maka akan mudah mengarahkan warga sekolah untuk bisa berperilaku dan bertindak sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh sekolah 
 
6. Menunjukkan kinerja
Sekolah yang telah memiliki SOP  akan menunjukkan bahwa sekolah tersebut adalah sekolah yang mapan dan kuat. Sekolah yang memiliki SOP berarti telah menetapkan tujuan, tindakan, atau proses yang terstandarisasi sehingga bisa dikategorikan sebagai sekolah yang baik
 
7. Menyediakan pedoman
SOP merupakan pedoman dan panduan kerja bagi operasional sekolah . Apabila terdapat kesulitan pada operasional, maka guru dan warga sekolah lain dapat mempelajari kembali SOP sehingga dapat menemukan solusi atas kesulitan tersebut.
 
8. Menghindari tumpang tindik tugas
Dalam SOP telah diatur secara jelas pembagian tugas antara satu bagian/warga sekolah satu dengan yang lain. Dengan pembagian tugas yang jelas maka tidak ada lagi tumpang tindih  dalam tugas dan tanggung-jawab. Dalam SOP yang baik telah dibuatkan panduan bagaimana tindakan atau proses yang harus dijalankan masing-masing warga sekolah untuk mencapai tujuan.
 
9. Membantu penelurusan kesalahan
SOP dapat membantu manajemen sekolah menelusuri kesalahan yang ada di operasional  karena dalam SOP diatur dengan jelas proses operasional di setiap bagian, sehingga apabila terdapat kesalahan prosedur maka akan dengan mudah ditelusuri.
 
Prinsip-prinsip SOP
 
Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.
 
1. Konsisten. 
SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
 
2. Komitmen. 
SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
 
3. Perbaikan berkelanjutan. 
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
 
4. Mengikat. 
SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan. 
 
5. Seluruh unsur memiliki peran penting.
 Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.
 
6. Terdokumentasi dengan baik. 
Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.
Bagikan Postingan Ini

ProVisi Education

ProVisi Education adalah konsultan peningkatan mutu pendidikan dan mitra pelaksana bagi lembaga dan perusahaan dalam mengimplementasikan program-program pengembangan pendidikan. Kami membantu program tanggung jawab sosial perusahaan (CSR), lembaga swadaya masyarakat (NGO), dinas pendidikan, dan sekolah,…
Selengkapnya